По материалам статьи Андрея Колесова 15.12.2007

Области применения и новые возможности пакета деловой графики Microsoft Visio

Примечание: Пока мы будем рассматривать возможности как наиболее Microsoft Visio 2007 распространенной версии.

Tем, кто не имел дела с пакетом Microsoft Visio, его назначение из краткого описания функций, наверное, покажется не очень понятным. Действительно, сама по себе формулировка: «программа осуществляет графическое представление, анализ и связь комплексных данных, систем и процессов» мало о чем говорит, поскольку существует масса продуктов, решающих подобные задачи. Не слишком проясняет ситуацию и то, что в числе наиболее популярных сфер применения Visio называют управление бизнес-процессами, бизнес-анализ данных, управление проектами, управление ИТ и сетями и т. д. Зачем нужен такой универсальный инструмент — ведь в каждой из этих областей есть специальные средства с мощной графикой, средствами интеграции данных, моделирования... Но при этом, что удивительно, во всех перечисленных областях Visio очень часто упоминается аналитиками как один из самых популярных продуктов. Об этом свидетельствуют и данные Microsoft, согласно которым число пользователей Visio выросло с 2000 по 2007 г. с 4 млн до почти 20 млн (из них только около 25% составляют ИТ-профессионалы).

Восемь лет назад, когда продукт Visio вошел в арсенал Microsoft, он был уже очень популярен в своей категории ПО — средств деловой графики (см. врезку). Через год корпорация впервые представила пакет под своей торговой маркой — Microsoft Visio 2000 (см. «Microsoft Visio 2000 — деловая графика для профессионалов», «BYTE/Россия» № 4’2001). С самого начала Visio числился в семействе Microsoft Office, хотя все это время стоял в нем особняком и продавался только автономно, не входя в наборы офисных приложений. Наверное, именно этим объясняется тот факт, что до недавнего времени российское отделение продвижением Microsoft Visio практически не занималось, и для многих его потенциальных пользователей в нашей стране этот продукт остается почти неизвестным.

Но сейчас ситуация, похоже, изменилась: на российском сайте Microsoft в начале осени появился солидный раздел, посвященный продукту Visio (http://office.microsoft.com/ru-ru/visio), потом в Москве прошел семинар для партнеров и заказчиков, на котором приехавшие из Редмонда специалисты продемонстрировали основные возможности новой версии Visio 2007 и обрисовали возможности сотрудничества с третьими фирмами в деле его продвижения. Так что имеет смысл вернуться к этому очень интересному и перспективному пакету, рассказав о новшествах в его последней версии.

Сферы применения Visio

На самом деле лучше всего понять позиционирование и возможности Visio поможет аналогия с Excel. Ведь электронные таблицы также уступают по своим возможностям изощренным средствам бизнес-аналитики, решения учетных задач на предприятии или выполнения математических вычислений. Но при этом для огромного круга массовых задач именно Excel не только подходит по функционалу, но и гораздо удобнее по причине своей простоты и доступности.

Развивая аналогию с электронными таблицами, можно сказать, что если Excel ориентирован на работу с табличными численными данными, то Visio предназначен для визуализации разнородных информационных структур с разнообразными взаимосвязями. Пользователь может применять как ручные, так и автоматические методы рисования по некоторым исходным данным (например, по табличному описанию штата сотрудников организации или по описанию топологии иерархической системы компьютерной сети). Но в любом случае он получает изображения в некотором заданном стиле или стандарте. В состав Visio входит обширный набор шаблонов — блок-схем бизнес-процессов, схем сетей, диаграмм рабочих процессов, моделей баз данных и диаграмм ПО, — которые можно использовать для визуализации и рационализации бизнес-процессов, отслеживания работы над проектами и использования ресурсов, оптимизации систем, составления схем организационных структур, карт сетей и планов зданий (рис. 1 и 2). Однако функции Visio выходят далеко за пределы просто визуализации данных: в профессиональную редакцию пакета включены средства моделирования и визуального проектирования при решении целого ряда распространенных ИТ-задач, в том числе при разработке программных систем (рис. 3).

Выше мы говорили, что Visio успешно может применяться в областях, где уже есть свои специализированные инструменты. Более подробные описания ряда случаев, в которых может быть полезен этот пакет, приведены в таблице.

Одно из новшеств пакета Visio 2007 состоит в том, что теперь с его помощью можно не только наглядно представлять различные объекты, но и управлять связанными с ними данными, в том числе хранимыми в электронных таблицах Excel, базах данных Access и списках SharePoint Server. В программе можно также отслеживать тренды данных и помечать исключения в сводных схемах, использовать новую функцию «автосоединение» для связывания фигур на диаграммах. Сами диаграммы можно сохранять в форматах PDF или Microsoft XPS, а также вкладывать в сообщения электронной почты (получатель сможет просмотреть их в Outlook 2007, даже если на его компьютере не установлен Visio 2007).

Сам пакет доступен в двух вариантах: Стандартный и Профессиональный. Первый дает пользователям возможность создавать диаграммы деловой тематики — блок-схемы, организационные диаграммы, календарные планы проектов, блок-диаграммы, простейшие схемы сетей и карты. Во второй включены шаблоны для большего числа схем, а также некоторые дополнительные, но существенные возможности.

Основные возможности

Визуализация сложной информации

Visio поддерживает обширный набор шаблонов — блок-схемы бизнес-процессов, схемы сетей, диаграммы рабочих процессов, модели баз данных и диаграммы ПО. Их можно использовать для визуализации и рационализации бизнес-процессов, отслеживания хода работы над проектами и использования ресурсов, оптимизации систем, составления схем организационных структур, карт сетей и планов зданий (рис. 4).

Шаблоны дают возможность быстро приступить к работе. Office Visio 2007 содержит ряд средств, с помощью которых специалисты из сферы ИТ и бизнеса могут создавать различные диаграммы в соответствии со своими потребностями. Новые шаблоны выпуска Профессиональный, например, шаблон ITIL или «Схема потока создания стоимости», расширяют диапазон доступных диаграмм. С помощью стандартных символов Microsoft SmartShapes и мощных функций поиска можно быстро найти нужную фигуру, где бы она ни находилась.

Для часто используемых шаблонов организован быстрый доступ. В новом окне «Приступая к работе» можно найти нужный шаблон, просматривая категории упрощенных шаблонов и крупные образцы шаблонов. Для доступа к недавно использовавшимся шаблонам служит новое представление «Последние шаблоны» в окне «Приступая к работе».

В начале работы с образцами схем в выпуске Office Visio Профессиональный 2007 легко найти новые образцы, открыв новое окно «Приступая к работе» и воспользовавшись категорией «Образцы». Из образцов схем, интегрированных с данными, специалисты могут почерпнуть идеи для создания собственных диаграмм, понять, каким образом данные образуют контекст различных типов диаграмм, а также выбрать, какой шаблон использовать.

Новая функция автосоединения в Office Visio 2007 — соединение фигур без рисования соединителей — позволяет соединять фигуры, равномерно располагать их и выравнивать одним щелчком мыши. При перемещении соединенных фигур они остаются соединенными, а соединители автоматически изменяют путь между фигурами.

Выявление трендов и проблем

Диаграммы в выпуске Office Visio Профессиональный 2007 стали более интеллектуальными благодаря возможности связывать их с данными, что дает более полное представление о процессе, проекте или системе. Визуальное исследование информации позволяет выявить важные тренды, проблемные места или исключения и принять надлежащие меры (рис. 5). Анализ бизнес-данных с возможностью их детализации и создания различных представлений обеспечивает глубокое проникновение в суть вопроса.

От Visio до Microsoft Visio

Корпорация Visio была создана в 1990 г. и довольно быстро стала известна на ИТ-рынке благодаря одноименному программному продукту. Успех пакета Visio во многом был обеспечен правильным прогнозированием спроса на средства визуальной поддержки повседневной работы административных и технических сотрудников и четким позиционированием на определенный круг задач: описание структуры организации и используемых в ней инженерных и вычислительных систем, анализ функционирования систем, эффективное планирование и управление разработками. Все это подкреплялось высоким качеством продукта в сочетании с умеренными ценами и аппаратными требованиями.

Помимо представительного пользовательского функционала сильная сторона Visio состояла в том, что продукт был реализован в виде набора объектов ActiveX и включал в себя встроенную среду программирования Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Это позволяло, с одной стороны, расширять функциональные возможности пакета, а с другой — легко интегрировать его с внешними приложениями. Собственно, успех Visio на рынке во многом был обусловлен именно тем, что его использовали в своих целях и продвигали на рынке многие независимые разработчики ПО.

Тут нужно вспомнить, что как раз в конце 90-х годов Microsoft начала широко продвигать VBA, причем не только в качестве встроенного компонента своих офисных приложений, но и как универсальный механизм программирования для создания прикладных решений третьими фирмами. Пакет Visio был самым ярким примером такого сотрудничества. Более того, по широте и уровню применения VBA Visio заметно опережал офисные продукты Microsoft того времени.

Так или иначе, но продукта подобного класса явно не хватало в семействе Microsoft Office, и корпорация решила эту проблему, купив осенью 1999 г. компанию Visio. Сделка оценивалась примерно в 1,3 млрд долл. (очень солидная сумма по тем временам), что соответствовало общей рыночной стоимости акций Visio, приобретенных путем обмена на акции Microsoft. Успех приобретения сразу же подтвердился на Уолл-стрит: в день объявления сделки цена акций Visio выросла сразу на 20%, акций Microsoft — на 1%. На следующий год на смену Visio 5.0 был выпущен Microsoft Visio 2000 — первый продукт, вышедший под совместной торговой маркой.

Подключение данных к диаграммам и привязка данных к фигурам организованы достаточно просто. Новая функция связывания данных в Office Visio Профессиональный 2007 автоматически подключает диаграммы к одному или нескольким источникам данных, например, к электронным таблицам Microsoft Office Excel 2007 или базам данных Access 2007. Интуитивно понятные новые методы привязки данных к фигурам экономят время на заполнение значениями данных каждого свойства фигуры (они известны также как данные фигур). Например, новый мастер автоматического связывания позволяет привязать все фигуры диаграммы к строкам данных из подключенных источников данных.

Новая функция «Рисунки, связанные с данными» содержит множество параметров форматирования данных, с помощью которых можно создать привлекательное оформление данных, связанных с фигурами. Можно одним щелчком кнопки мыши отобразить поля данных в виде выносок рядом с фигурой, поместить поля в квадраты ниже фигуры, разместить их непосредственно над фигурой или рядом с ней.

Новая функция обновления данных в Office Visio Профессиональный 2007 автоматически обновляет все данные в диаграммах, так что делать это вручную больше не нужно. Если возникают конфликты данных, они легко разрешаются с помощью области задач «Конфликты обновления».

Используя сводные диаграммы, можно анализировать деловые данные в графическом виде вместо привычного статического текста и таблиц. Для более качественной оценки проблем можно создать разные представления одних и тех же данных.

Office Visio 2007 — необходимое средство для наглядного представления сложных данных в проектах. Программа позволяет непосредственно из Microsoft Office Project и SharePoint Server создавать отчеты, в которых отслеживаются задачи, владельцы, роли и должности по проектам, а также создавать графическое отображение комплексных структур принадлежности проекта. Отчеты автоматически обновляются при изменении данных проекта.

Диаграммы для широкой аудитории

Созданные с помощью Visio диаграммы делают представление информации гораздо более наглядным, чем с помощью одних лишь слов и цифр. Профессионально оформленные диаграммы Visio доступны даже пользователям, у которых не установлен этот пакет. Усовершенствованные функции Office Visio 2007 повышают эффективность обмена данными, разнообразят способы их передачи и позволяют расширить аудиторию (рис. 6).

Для разработки профессиональных диаграмм в Office Visio 2007 предусмотрена новая функция «Тема», которая позволяет одним щелчком кнопки мыши задать цвета и эффекты (текст, линии, заливку, тень и формат соединителей) для всей диаграммы. В Visio 2007 используется та же цветовая палитра, что и в других программах Office 2007, поэтому можно создавать профессионально оформленные диаграммы Visio, гармонирующие с другими документами и презентациями. Объемные фигуры рабочих процессов, разработанные с ориентацией на новую функцию «Тема», позволяют создать динамичные рабочие процессы.

Сохранение диаграмм Visio в формате PDF или XPS* делает их более мобильными и позволяет адресовать более широкой аудитории. Диаграммы Visio можно просматривать как вложения сообщений в Outlook 2007.

Диаграммы Visio импортируются в другие приложения Microsoft Office, например, в презентации PowerPoint или документы Word. Представление деловой и производственной информации в виде диаграмм Visio и файлов изображений позволит при знакомстве с ней с первого взгляда понять суть сложных бизнес-процессов.

Для совместной работы в пакете имеется функция записи исправлений, благодаря чему несколько разработчиков могут иметь дело с одной диаграммой Visio. Эта функция обычно используется при рецензировании диаграммы для улучшения взаимодействия рецензентов. При этом каждый из рецензентов, вносящих изменения в исходный файл, в том числе лицо, принимающее окончательное решение об изменениях, видит исправления, внесенные другими рецензентами. Работая в Microsoft Windows SharePoint, легко извлекать диаграммы непосредственно из Office Visio и возвращать их обратно.

Чтобы сделать диаграммы доступными для всех сотрудников организации, их можно преобразовать в другие форматы, например, сохранив как Web-страницы с элементами управления перемещением, средством просмотра данных фигур, отчетами, разными форматами изображений и параметрами таблицы стилей. Если затем разместить диаграммы в интрасети или экстрасети организации, любой пользователь сможет их увидеть в Windows Internet Explorer с помощью средства просмотра Visio**.

Функции общей рабочей области Visio поддерживают взаимодействие с Microsoft Windows SharePoint Services. Диаграммы Visio, сохраненные в узлах Windows SharePoint Services, можно открыть непосредственно в Office Visio 2007, а также извлечь из него и вернуть обратно. Если диаграмма открыта из узла Windows SharePoint Services, в Office Visio 2007 открывается область задач «Общая рабочая область», которая содержит все данные рабочей области, включая другие файлы, участников, задачи и связи.

Настройка и расширение Office Visio 2007 

Office Visio 2007 можно расширить программным способом и интегрировать с другими приложениями в соответствии с конкретными сценариями использования для той или иной отрасли. Для этого либо разрабатываются собственные решения и фигуры, подключаемые к данным, либо используются продукты поставщиков решений для Visio.

Планирование, анализ и наглядное представление прикладных решений. С помощью диаграмм Office Visio Профессиональный 2007, в частности, шаблонов из категории «Программы и базы данных», можно наглядно представить пользовательские решения, например, универсальный язык моделирования (UML), поток данных или диаграммы интерфейса пользователя Microsoft Windows.

Разработка пользовательских приложений. Пакет для разработки ПО (SDK) поможет новичкам и опытным разработчикам Visio создавать программы на основе Office Visio 2007. В этот пакет входит набор разнообразных примеров, инструментов и документации для более эффективной разработки настраиваемых приложений. Кроме того, пакет Visio SDK содержит универсальные функции, классы и процедуры для самых типичных задач разработки в Office Visio 2007 и поддерживает многие языки программирования, включая Microsoft Visual Basic, Visual Basic .NET, Microsoft Visual C++ и Visual C# .NET.

Интеграция возможностей диаграмм Visio. С помощью Office Visio 2007 и элемента управления «Рисунок Visio» можно создавать пользовательские решения, упрощающие подключение к данным и отображение их в любом контексте. Элемент управления «Рисунок Visio» позволяет разработчикам внедрять и программировать среду рисования Visio в пользовательском приложении. Это открывает новые возможности для интеграции решений и использования возможностей Office Visio 2007 в любом интеллектуальном приложении-клиенте. Поскольку элемент управления «Рисунок Visio» можно интегрировать в пользовательский интерфейс приложений, разработчики могут использовать средства рисования Visio как органичную часть своего приложения, не прибегая к разработке собственных подобных средств.

Поддержка решений, управляемых данными. Некоторые новые возможности Microsoft Office Visio 2007 можно контролировать программным способом; к ним относятся подключение к источнику данных, связывание фигур с данными, графическое изображение связанных данных, автоматическое соединение фигур друг с другом (автосоединение), контроль и фильтрация действий, выполняемых с помощью мыши, применение цветов и эффектов в составе тем. С каждой из этих функций сопоставлен интерфейс API, позволяющий контролировать функцию программным путем, а также новые объекты и элементы в объектной модели Visio.

* Возможно только после установки соответствующей надстройки.

** Средство просмотра Visio можно загрузить отдельно без дополнительной плат

Рис. 1. Так можно представить структуру локальной сети.

Рис. 2. Анализ архитектуры строительной площадки для вычислительного центра.

Рис. 3. Описание сложного программного приложения.

Возможные применения пакета Microsoft Visio

Рис. 4. Широкий спектр типов диаграмм Office Visio 2007 позволяет лучше понимать сложные процессы, ресурсы и системы.

Рис. 5. Визуальный анализ данных с помощью диаграмм в среде Office Visio Профессиональный 2007 позволяет выявить проблемы и исключения.

Рис. 6. В Office Visio 2007 можно создавать диаграммы профессионального качества, представляющие разнообразную информацию, и делать их доступными для широкой аудитории.